La gestión de archivos no es solo almacenamiento; es una estrategia clave para optimizar procesos, garantizar cumplimiento legal y mejorar la eficiencia operativa.

En Verdebaldio, ofrecemos un servicio integral de gestión y mantenimiento de archivos, diseñado para empresas e instituciones que necesitan organizar, custodiar y mantener su documentación en regla, sin desbordar sus recursos internos.

Beneficios de una gestión documental eficiente

• Clasificación y almacenamiento: Organización segura y sistemática con accesibilidad garantizada.
• Custodia y seguridad: Protección de documentos con medidas avanzadas y cumplimiento del RGPD.
• Gestión de vigencia: Control del ciclo de vida documental para actualización o eliminación segura.
• Cumplimiento legal: Gestión alineada con la normativa vigente, evitando sanciones y riesgos.

Verdebaldio transforma la gestión documental en un proceso eficiente, seguro y libre de preocupaciones.

Nuestro Proceso de Gestión Documental

Este servicio está diseñado para empresas que requieren tramitar documentación con periodos de disposición y vigencia normativa. Nos encargamos de la organización, custodia y eliminación de documentos, permitiendo a las empresas ahorrar tiempo y enfocarse en su actividad principal.

1. Recolección y Clasificación

¿En qué consiste?

Recogemos y clasificamos sistemáticamente los documentos generados por la empresa según su tipo, contenido y vigencia normativa.

¿Por qué es importante?

• Facilita la recuperación de información y reduce los tiempos de búsqueda.
• Cumple con el Real Decreto 1708/2011, que exige una clasificación estructurada.
• Optimiza la gestión documental, evitando acumulaciones innecesarias.

2. Almacenaje Seguro

¿En qué consiste?

Los documentos clasificados se trasladan a un espacio de almacenamiento seguro, ya sea en formato físico o digital, protegiéndolos contra deterioro, incendios o pérdidas.

¿Por qué es importante?

• Garantiza la disponibilidad de documentos cuando sean requeridos.
• Protege la información clave de la empresa ante riesgos físicos o digitales.
• Cumple con la Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español, que regula la conservación documental.

En caso de falta de espacio, Verdebaldio dispone de un almacén homologado para asegurar su custodia con todas las garantías.

3. Custodia y Seguridad

¿En qué consiste?

Implementamos medidas de seguridad avanzadas, como control de acceso, monitoreo y copias de respaldo, garantizando la protección y confidencialidad de la documentación.

¿Por qué es importante?

• Evita pérdidas de información sensible.
• Cumple con la normativa de protección de datos y privacidad (RGPD).
• Refuerza la confianza en la seguridad documental de la empresa.

4. Gestión de Vigencia

¿En qué consiste?

Cada documento tiene un ciclo de vida determinado por su utilidad y normativa legal. Verdebaldio monitorea continuamente los plazos de vigencia, asegurando su actualización o eliminación segura.

¿Por qué es importante?

• Evita la acumulación innecesaria de documentos obsoletos.
• Facilita el acceso rápido a documentos vigentes.
• Cumple con la legislación del Real Decreto 1708/2011, regulando su conservación y eliminación.

5. Eliminación y Destrucción de Documentos

¿En qué consiste?

Cuando un documento cumple su ciclo de vida, se procede a su eliminación segura y certificada, garantizando su destrucción total y el cumplimiento de los estándares de confidencialidad.

¿Por qué es importante?

• Evita riesgos de fuga de información.
• Cumple con la Ley 16/1985, regulando la eliminación documental.
• Garantiza que los documentos destruidos no puedan ser recuperados ni utilizados indebidamente.

6. Actualización y Acoplamiento

¿En qué consiste?

Los nuevos documentos generados deben ser incorporados al sistema de gestión documental, eliminando versiones obsoletas y manteniendo la información actualizada.

¿Por qué es importante?

• Permite una gestión estructurada sin acumulaciones innecesarias.
• Cumple con el Real Decreto 1708/2011, asegurando un archivo moderno y normativo.

Características del Servicio

• Organización eficiente: Clasificación y almacenamiento sistemático de documentos.
• Seguridad: Protección documental mediante medidas avanzadas.
• Cumplimiento normativo: Gestión conforme a las normativas legales aplicables.
• Accesibilidad: Documentos disponibles cuando se necesiten.
• Sostenibilidad: Eliminación y reciclaje documental respetuoso con el medioambiente.

Ventajas para tu Empresa

• Reducción de riesgos: Minimiza el peligro de pérdida o daño de documentos importantes.
• Ahorro de espacio: Optimiza el uso de las instalaciones.
• Eficiencia operativa: Mejora la rapidez y precisión en la gestión documental.
• Cumplimiento legal garantizado: Evita sanciones y asegura la correcta disposición de documentos.
• Tranquilidad: Garantiza una gestión profesional y segura de la información.

Confía en Verdebaldio

El servicio de Gestión y Mantenimiento de Archivos de Verdebaldio no solo asegura el orden y la accesibilidad de los documentos, sino que también protege la información, optimiza la eficiencia operativa y garantiza el cumplimiento normativo.

Convertimos la gestión documental en un proceso ágil, seguro y totalmente normativo.